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ISTAT: finalmente il confronto con l'amministrazione sulle missioni

Nel nuovo regolamento novità positive, ma siamo molto indietro su trasparenza e informatizzazione

23/02/2016
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Venerdì 19 febbraio 2016 si è svolto un incontro tra le organizzazioni sindacali e una delegazione della direzione del personale dell’Istat sulla materia delle missioni e in particolare sulla bozza di regolamento predisposta dall’amministrazione. Il confronto era stato sollecitato numerose volte (1 luglio 2015, settembre 2015, 9 febbraio 2016) ed era stato richiesto sulla base della protesta nata da un folto gruppo di lavoratori, che ha più volte segnalato i numerosi problemi nell’attuale gestione della liquidazione delle missioni e, più in generale, nell'intera procedura di invio in missione.

Abbiamo innanzitutto ricordato che per la stesura del regolamento era stato costituito un apposito gruppo di lavoro (Delibera 108 DGEN dell’11 novembre 2014) che, nonostante le reiterate richieste della FLC CGIL, non aveva tra i propri componenti lavoratori con esperienza di missioni. Il mandato del gruppo di lavoro si è concluso il 30 maggio 2015 e la bozza di regolamento è stata diffusa solo ora: sarebbe stato opportuno almeno farne precedere l’emanazione al cambio dell’agenzia di viaggio, che ha implicato anche una modifica della procedura di autorizzazione della missione. Il direttore Weber ha detto che il ritardo è dovuto alle proposte successive alla chiusura del gruppo di lavoro, pervenute da vari soggetti all’interno dell’amministrazione.

In relazione al cambio di agenzia avvenuto poche settimane fa (da Rigent a Cisalpina, con il passaggio alla gestione Consip), l’amministrazione ha organizzato una riunione “dimostrativa” in aula magna il 27 gennaio scorso. L’incontro è stato poco partecipato in quanto non ne è stata data ampia e tempestiva diffusione. Il preavviso infatti è giunto alle segreterie all’ultimo momento, peraltro senza verificare preventivamente la disponibilità della videoconferenza già prenotata per quella data. Il direttore ha detto che c’è stata già una riunione con i referenti delle direzioni per le missioni, che a breve ce ne sarà un’altra per fare il punto e che saranno previsti ulteriori passaggi informativi, anche in videoconferenza.

L’avvio della nuova procedura di autorizzazione risulta complicato dalla mancata registrazione delle password dei dipendenti nel sistema web della Cisalpina e dalla scarsa chiarezza (in assenza del Regolamento) su chi possa e debba autorizzare le diverse fasi dell’iter. In generale, ad oggi, la nuova procedura ha creato più problemi di quanti ne abbia risolti.

A questo proposito abbiamo chiesto di prevedere una procedura straordinaria per le missioni “urgenti” (missioni da organizzare nell’arco di 24 ore) e di rendere possibile la gestione anche da parte delle segreterie di direzione, come avveniva in precedenza. La procedura di Cisalpina prevede infatti una prima autorizzazione e poi successive autorizzazioni in caso di una scelta diversa da quella più economica (per qualsiasi motivo). Questo rende il tutto molto farraginoso, se una sola persona (il dirigente) deve essere sempre pronto ad autorizzare ogni piccola modifica alla missione.

L’amministrazione ha quindi fatto presente che il direttore che dispone le missioni può delegare fino a tre persone di qualsiasi livello (ma non è chiaro quale debba essere il profilo dei delegati), per la fase di autorizzazione del preventivo di spesa, pur rimanendone l’unico responsabile. Inoltre, l’Amministrazione ha dichiarato che l’Ufficio missioni – in caso di supposte violazioni del regolamento in termini di budget - dovrà comunque liquidare al dipendente le missioni regolarmente autorizzate, salva la possibilità di richiedere chiarimenti al direttore firmatario, che è anche titolare del budget sul quale gravano i costi di missione. Questa precisazione deve essere secondo noi riportata nel regolamento, attualmente eccessivamente vago in merito al destinatario della richiesta di chiarimenti dell'Ufficio Missioni.

Abbiamo rilevato che nessun passo avanti è stato fatto verso l’informatizzazione di parte o tutta la procedura e verso la trasparenza: il processo è ancora interamente gestito con documenti cartacei. A questo proposito, l’amministrazione ha comunicato di avere già avviato il confronto con la direzione informatica e con chi gestisce Urbi per implementare almeno la visualizzazione delle missioni autorizzate e del loro stato di liquidazione, come presente nel vecchio Siged. Abbiamo fatto presente che ciò risulterebbe comunque insufficiente perché, nell’ottica della trasparenza, deve essere data la possibilità al dipendente di conoscere il dettaglio delle spese liquidate e la motivazione, per quelle eventualmente non riconosciute. L'Amministrazione deve trovare una modalità (anche in attesa della informatizzazione della procedura) per garantire la trasparenza della liquidazione. Il direttore Weber ha comunque opposto problemi giuridici al passaggio completo all’informatizzazione.

L’incontro è poi proseguito con la disamina dei singoli articoli del Regolamento.

La FLC CGIL, pur riconoscendo che l’Amministrazione ha fatto un passo avanti introducendo nel regolamento alcune delle richieste avanzate dal gruppo di lavoratori auto organizzato e dalle organizzazioni sindacali, ha segnalato alcune criticità e proposto ulteriori modifiche al regolamento, dettagliate nel documento inviato successivamente all'amministrazione:

  • L’iniquità determinata dal fatto che il dipendente debba trasmettere la parcella di liquidazione entro 30 giorni dalla conclusione della missione, pena la possibilità del trattenimento in busta paga delle spese anticipate dall’Istat, mentre l’Amministrazione dispone di 60 giorni per inviare la richiesta di liquidazione all’Ufficio Ragioneria (che non ha vincoli sui tempi di mandato di pagamento nella busta paga del dipendente!). Il tutto peraltro senza prevedere criteri oggettivi per la decorrenza dei termini (es: rilascio ricevute) e nessun “silenzio assenso” previsto in caso di mancato rispetto del termine da parte dell’amministrazione. Abbiamo quindi richiesto di riequilibrare i tempi delle decorrenze dei termini, di ripristinare l’anticipo di missione e, in caso di ritardo nella lavorazione, di prevedere un “anticipo di liquidazione” da erogare in busta paga in attesa del saldo finale.
  • L’anacronistica distinzione tra I-III e IV-VIII per i pasti, per gli alberghi e per i viaggi in nave, richiedendone laddove possibile l’abolizione. Su questo aspetto ci sono alcune “aperture” nella bozza di nuovo regolamento, ma si può tentare di fare di più.
  • L’aspetto economico non può essere l’unico criterio per la scelta dell’albergo o per l’autorizzazione all’utilizzo del taxi, perché in alcuni paesi “a rischio” la scelta può dipendere da motivi di sicurezza.
  • I tempi di viaggio andrebbero computati insieme all’orario di lavoro per il riconoscimento delle ore a credito e per l’erogazione del buono pasto. Se ciò non fosse possibile, bisognerebbe comunque valutare la possibilità di riconoscere delle ore a credito in caso di viaggi effettuati prima delle 7:45 e dopo le 19.
  • La documentazione per i pasti all’estero non è sempre di natura fiscale, quindi va specificato che è sufficiente che riporti il nome dell’esercente, la data, l’importo e il riferimento al pasto.
  • La mancanza del riferimento al diritto ai riposi compensativi in caso di missioni effettuate in giorni festivi e prefestivi.

Le novità positive della bozza del nuovo regolamento riguardano:

  • La possibilità di usufruire (per tutti i livelli) della prima classe in treno in caso di tariffe vantaggiose, promozioni o orari di partenza più idonei.
  • E' consentito usare taxi dalle 21 alle 7, chiedendo il rimborso.
  • Sono state eleminate le fasce orarie per le consumazioni dei pasti ed eliminato il codice fiscale sugli scontrini (cosiddetto "scontrino parlante").
  • E' stata introdotta la possibilità di chiedere il rimborso anche del terzo pasto giornaliero (la colazione), laddove non fosse incluso nel pernottamento, sempre nel rispetto del massimale complessivo giornaliero.
  • Pur rimanendo l’assurda distinzione per la categoria di alberghi e l’importo massimo dei pasti tra I-III e IV-VIII è prevista una deroga nel caso in cui siano in missione insieme (in quel caso si adeguano i limiti in alto) o dimostrando, nel caso degli alberghi, l’economicità dell’albergo di categoria più elevata.

L’incontro è proseguito con ulteriori puntualizzazioni su singoli aspetti e si è concluso con la disponibilità da parte delle organizzazioni sindacali di trasmettere all’amministrazione un documento con tutte le richieste. L’amministrazione si è detta disponibile ad analizzarle e a recepirle laddove non vi siano vincoli normativi stringenti e vi siano i presupposti organizzativi o informatici interni. La FLC CGIL ha inviato le sue osservazioni, che recepiscono anche le proposte avanzate dal gruppo di lavoratori che durante lo scorso anno ha focalizzato la sua attenzione sulle missioni.

A molte richieste della FLC CGIL la risposta è stata non solo sul piano normativo, ma anche sulle regole imposte all’Istituto dalla convenzione Consip e dal rapporto con l’Agenzia. Non è possibile che enti esterni decidano le regole sulle missioni dell’Istat!

La richiesta della FLC CGIL è che in tutta la procedura ci siano responsabilità chiare e certe e che non possa essere solo il lavoratore in missione ad avere scadenze perentorie e eventualmente penalizzazioni (rimborsi in tempi biblici, decurtazione degli stessi…).

Il Direttore del Personale ha infine dichiarato la volontà di organizzare incontri periodici per il monitoraggio della nuova procedura e dell’applicazione del Regolamento che sarà ratificato. Finché non verrà approvato, sono in vigore le vecchie regole.

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