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ISTAT: non c’è modernizzazione senza sburocratizzazione

Il caos dei fascicoli personali evidenziato dall'articolo 42 è un campanello d'allarme

29/09/2015
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Nel comunicato dello scorso 20 giugno, commentando il rinvio dell’attuazione del progetto di “modernizzazione” annunciato ormai quasi un anno fa dal presidente Alleva, indicavamo tra i punti qualificanti della “nostra” riorganizzazione quello di “sburocratizzare” le procedure amministrative.

Proprio durante le scorse settimane, in occasione del controllo da parte di centinaia di dipendenti Istat del proprio “fascicolo personale” per il bando per l’indennità ex art. 42 è emerso un nuovo “scandalo”, poco affrontato anche dall’interessante rapporto “peer review”: lo stato in cui versa l’Istat nella gestione burocratica del personale.

Tantissimi dipendenti hanno segnalato documenti mancanti, in varie occasioni in modo completo, dal proprio fascicolo, senza peraltro nessuna indicazione sulla possibile destinazione delle carte scomparse. I singoli casi sono stati in gran parte risolti grazie alla pazienza dei colleghi: alcuni documenti sono infatti “fermi” all’interno degli archivi di singoli concorsi, interni o esterni, risalenti a un passato ormai lontano. La dislocazione dei fascicoli in un magazzino fuori Roma (a Aprilia) rende il tutto ancora più surreale.

Per quanto riguarda le procedure del bando dell’articolo 42 chiediamo quindi a chi ha avuto problemi non risolti nella consultazione del fascicolo di segnalarlo – se non già fatto – al personale, e contemporaneamente chiediamo all’Istat di trovare una soluzione alternativa per la valutazione dei partecipanti, sia per questa procedura, sia per le prossime, visto il caos e la difficoltà nell’utilizzo deli fascicoli personali. Pensiamo ad esempio ad un’autocertificazione dell’attività svolta, come peraltro già proposto al tavolo di contrattazione. Ovviamente continuiamo inoltre a chiedere di “risolvere” l’incongruenza fra la data del bando e quella di decorrenza giuridica ed economica delle indennità, che va ricondotta al 1° gennaio 2015.

Ancora una decina di anni fa, l’Istat era all’avanguardia nella gestione del personale interno. La Intranet e il Cosa fare per rappresentavano all’epoca un esempio per altri enti. Le statistiche del personale, il bollettino con i principali provvedimenti, le delibere consultabili erano solo alcuni degli strumenti “informatizzati” messi a disposizione dei dipendenti dell’Istat e ignorati da molti altri lavoratori della pubblica amministrazione.

Negli ultimi anni, soprattutto a partire dal riordino del 2010, nonostante o forse a causa dell’ingresso all’Istat della dirigenza amministrativa, sono state eliminate molte delle informazioni.

Il Ruolo del personale è stato abolito dal 1° gennaio 2012, il bollettino del personale è fermo dal 2007, le statistiche annuali e mensili sul personale non sono state aggiornate da ottobre 2013 a gennaio 2015, i dati sulla partecipazioni a scioperi e assemblee sindacali sono scomparsi anche dallo “storico” della Intranet e da anni sono comunicati solo su richiesta dei sindacati, la partecipazione alle missioni e lo stato del rimborso delle stesse non sono più visibili sul sistema di gestione da luglio 2015, l’elenco telefonico scaricabile direttamente in Excel è fermo al febbraio 2007, la pagina Intranet sulle convenzioni per i dipendenti è ferma da tempo immemore.

A questo aggiungiamo che il calcolo dei permessi per sindacati e RSU, che avveniva storicamente nei primi mesi dell’anno, per il 2015 non è ancora stato pubblicato, con il risultato che i colleghi prendono le ore di permesso “al buio”, senza conoscere il monte ore totale, mentre ovviamente è richiesto alle organizzazioni sindacali di segnalare il permesso il giorno stesso. E’ da evidenziare infine come molte delibere e comunicazioni siano “segretate” e non disponibili sulla Intranet, senza che sia definita una procedura trasparente alla base della selezione di cosa è pubblico e cosa no.

Dall’avanguardia su questi aspetti, l’Istat sta diventando nel giro di pochi anni una “pecora nera” della Pubblica Amministrazione, con una Intranet che utilizza plugin arcaici dal punto di vista informatico e spesso non riconosciuti dai browser più moderni, con sistemi di gestione che parlano con il personale e con gli uffici quasi esclusivamente attraverso il cartaceo.

E allora lo diciamo in modo chiaro: la modernizzazione deve prevedere anche un upgrade di informatizzazione e sburocratizzazione delle procedure amministrative, altrimenti non potrà avere alcun successo. Se si riattiva la collaborazione trasversale del personale, che ha le competenze tecniche, statistiche e informatiche per farlo, l’Istat può tornare ad essere un esempio per altri enti, in termini di gestione interna ed esterna delle procedure.

Facciamo alcuni esempi.

  • Occorre un grande progetto di digitalizzazione che riguarda tutti i fascicoli del personale da una parte, e dall’altra i volumi di dati dell’Istat, offrendo quindi nuovi servizi sia al personale interno, sia alla comunità scientifica e al pubblico. A questo progetto trasversale potrebbe collaborare sia personale tecnico-amministrativo sia dei settori “di produzione”, con l’obiettivo finale di un congruo risparmio sullo spazio utilizzato e sui magazzini. E’ davvero sostenibile che nel 2015 l’Istat paghi un magazzino in provincia di Latina per tenere le carte dei propri dipendenti?

  • Vanno snellite e dematerializzate tutte le procedure burocratiche. Urbi o altri sistemi informatizzati devono diventare gli unici strumenti di comunicazione tra i lavoratori e il Personale per tutti i tipi di assenze, permessi, richieste. Anche qui occorre un progetto per definire le implicazioni sulle singole procedure dell’eliminazione della carta. Lo stesso deve essere attuato nei confronti delle richieste dall’esterno, come evidenziato anche dal recente rapporto “Peer review”, e anche in occasione di tutte le procedure concorsuali, interne ed esterne (nella procedura per l'abilitazione nazionale universitaria è scomparsa qualsiasi traccia di carta e le pubblicazioni in pdf sono state richieste direttamente agli editori dalle commissioni). E’ possibile attuare la completa scomparsa della carta in vari modi, ad esempio prevedendo solo controlli a campione a posteriori o dando la possibilità di inviare tramite il sistema di gestione la scansione della documentazione richiesta. E’ pensabile che l’Istat, mentre passa ai questionari web per le indagini su famiglie ed imprese, continui a chiedere al personale interno e ai fruitori esterni di dati moduli e allegati cartacei?

  • Vanno eliminati i vincoli all’orario di lavoro, anche per i dipendenti di livello IV-VIII, responsabilizzando i lavoratori al rispetto degli obiettivi e non della “fascia rigida” e di altre regole obsolete.

  • Si devono estendere le forme flessibili di lavoro che si conciliano maggiormente con i tempi di vita, a partire dal telelavoro, e prevedendo forme di desk sharing oggi rese possibili dall’evoluzione tecnologica, che comportano un effettivo risparmio nella gestione degli spazi.

  • Si può costruire, per favorire la mobilità interna del personale, una sezione della intranet che faccia incontrare “domanda e offerta” di lavoro delle strutture nelle tante sedi, rispondendo così anche a una delle raccomandazione del team della peer review.

L’Istat deve includere anche questi e altri progetti all’interno della “modernizzazione” per renderla credibile e per non farla diventare l’ennesimo caso di riordino che si traduce in uno scambio di poltrone dirigenziali privo di qualsiasi riferimento all’organizzazione reale e quotidiana del lavoro.

L’attivazione dei progetti che abbiamo proposto, peraltro, rientra proprio nella fattispecie prevista dal contratto come “nuovi servizi” che possono dare luogo all’incremento dei fondi per il trattamento accessorio dei dipendenti. Molti di questi inoltre comportano un risparmio reale sulle spese improduttive, che – inserito in un piano di razionalizzazione – può portare ulteriori risorse all’incentivazione del personale.

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